Lotus Notesを活用する大企業にとって、大いに参考になる社内遠隔会議システムの標準型を開発できたと思います。

新しいヤマハの会議システムは、2つの目的をもって開発されました。一つは、既に導入されていたLotus Notesと連携できるシステムであることです。そのために会議データベース開発担当を置きました。具体的には多拠点接続のSIPサーバーであるPJP-MC24で各拠点のPJP-50R/PJP-100Hの予約・招集が出来るのですが、このPJP-MC24をLotus Notesの会議予約データベースからコントロールするシステムとしました。

もう一つは、Web会議のドキュメント共有を円滑に実現することです。これはLotus Sametimeを使うことでID管理工数を削減することができました。IP音声会議やWeb会議はすでに多くの企業で導入されていますが、その両方をLotus Notesのインターフェースから操作し、Web会議の弱点である音声をPJP-100H/PJP-50Rで補完するというしくみは、画期的なものではないかと思います。ネットワークインフラへの対応も、極めて重要なテーマでした。特に海外の支店間の接続を実現するためには、その詳細を熟知した担当者は不可欠です。

全社へ導入するにあたっては、もちろん苦労もありました。ほとんどの社員にとって顔の見えない遠隔会議は初めての経験で、使い方やエチケットに慣れてもらうには一定の時間は必要でした。しかし今では必要不可欠なツールとして定着しています。すべての会議が遠隔会議になるわけではありません。しかし会議の目的・内容・参加者などを精査すれば、かならず一定割合はPJPで代替できるはずです。その合理的なガイドラインを、今後は提起していきたいと考えています。

海外からのアクセスでも、不具合を起こさず、英語表記の画面を自動表示させることに苦心しました。

新システムの会議予約データベースを開発するにあたり、もっとも苦心したのは、海外からのアクセスの際に不具合を起こさないことです。そのために予約データベースを1台のサーバーに格納し、海外からのアクセスの場合には自動的に英語表記の画面が表示されるようにしました。Lotus NotesからPJP-MC24をコントロールすることは技術的には難しい課題でしたが、PJP-MC24の開発者との協業でクリアできました。ユーザーにもっと慣れ親しんでもらえば、より活用の度合いは高まっていくと思います。

さまざまな課題はありましたが、共通のIDを使ってすぐに資料共有が可能となる利便性は大好評でした。

ヤマハにとって、Lotus Sametimeの導入は今回初めての経験でしたので、作業は極めて慎重に進めました。全世界の拠点のさまざまなP C環境や言語にいかに対応するか。またどの程度のユーザーが同時使用することを想定したキャパシティにするかなど、課題はさまざまでした。実際に運用を始めてみると、Lotus NotesのIDを使ってすぐに資料共有が可能となる利便性は、ユーザーから大好評でした。LotusSametimeでWeb会議を行い、その音声をPJP-100H/PJP-50Rで補完する組み合わせは、非常に有効なツールだと実感しています。

「使えた、役に立った」というユーザーの成功体験のためには、個別対応型の導入サポートが不可欠でした。

導入サポートを通して、新しい会議システムを定着させるコツを経験的に学ぶことができました。もっとも重要なことは「実際に使えた、役に立った」という成功体験を、ユーザーに実感してもらうことです。そのためは一律の通達ではなく、それぞれの状況に応じた個別対応型のサポートを実施する必要があります。時には現場に行って信頼関係を築き、コアユーザーの中で非公式なサポーターを育てることも重要です。その積み重ねが、PJP-100H/PJP-50Rによる新しいコミュニケーションの可能性を広げる近道だと考えています。